「極限まで無駄を減らす時短会議（１）」（１１３１号）の続きになります・・。今日は「1分で上司から承認をもらえる資料をつくる」というお話です。
1分で上司から承認をもらえる資料をつくるには「何の話か」「上司にどんな回答や判断が求められているか」「結論」「論拠」「補足」を順番に書くことが大切です。トヨタでは些細な設計変更やシステムの試験的な図面変更でも、その都度上司の承認を得なければなりません。しかし承認をもらおうとしても、上司の時間がなかなかもらえない。上司は上司で忙しく、部下の説明を細かく聞いている時間はない。そのため、上司から「A4一枚の資料にまとめて持ってきて」と指示されることが多いのです。そこで、A4一枚の資料に必要なことをまとめて、上司の仕事が途切れたタイミングを見計らって「1分だけいいですか?」と声をかける。1分だけなら、上司の都合がよほど悪くない限り、断られることはない。準備していた資料を見せて「〇〇の件ですが、これで進めてよろしいですか?」と聞いて、1分以内に即決してもらうのである。1分でOKをもらえる資料は次のように作成します。
①「何の話か」を書く(例:車種〇〇の走行中ノイズ対策について)
②「上司にどんな回答や判断が求められているか」を書く(例:ノイズ対策のa案とb案の検討結果承認をお願いします)
③結論を書く(例:検討の結果、b案が有効なため、設計変更の実施を求めます)
④論拠を列挙する(例:対策a案=ノイズXXデシベル低減、対策b案=ノイズXXデシベル低減)
⑤必要に応じて補足を追加(例:品質管理部のH氏も立ち会い済み、a案でも評価基準はクリアしている)資料作成のポイントは「上記の順番を守ること」「文字数を可能な限り減らすこと」「難しい専門用語も可能な限り避けること」になります。私達の仕事に置き換えた場合社内の説明や会議などにも利用できそうです。また私達のお客様は多忙ですので質問や問い合わせに関して中々回答を頂けずに、困ってしまうことが有ります。是非ご紹介した手法を参考に実践してみてください。
エンジニアリング事業部・最近の実績☆☆AtoZtoA
