現在本屋に行くと「伝える」という言葉をキーワードにした書籍が沢山陳列されてい
ます。中には多くのベストセラーの本があります。時代に求められるキーワードの1つ
なのです。特にビジネス社会には個人が持たなくてはいけない大切な力です。
池上彰 著の「伝える力」200万部突破のベストセラーを筆頭に、「伝え方が9割」
120万部突破・「1分で話せ」50万部突破・「書く技術・伝える技術」「伝える力の
鍛え方」「会話力・速攻ドリル」・・などきりが有りません。
伝える力の「話す力」「書く力」「聞く力」の能力が仕事を変えるといわれています。
また現在企業教育に重要なことの１つが「言葉で伝える力」になっています。
仕事において、伝え方で結果やOUTPUTが全く変わってきます。簡単な例えですが
先日こんなことが有りました。
コロナ感染症の影響で基準である売上を満たせなかった企業に、テナント料など
「家賃支給給付金」の受給が受けれるます。残念ながら弊社もその企業に該当します。
提出書類に管理者の証明が必要に成ります。弊社の場合は２階にこのビルの管理者の
事務所があります。提出に必要な書類のお願いに急いで伺いましたが、担当者不在で
「今日の今日は無理です。少しお時間をいただかないと・・。」と成り残念ながら
すぐに対応頂けませんでした。出直して、再度コロナの影響を受けたので「家賃支給
給付金」の申請に使うので出来るだけ早く頂きたい・・。と具体的な用途などを伝えて
緊急性のあるものと伝えると・・。何と１時間もしないうちに担当者が書類を持参して
くださいました。私達の仕事に置き換えても、お客様や、社内のメンバーに何かを
伝えるときに「目的や趣旨」「事の背景」「緊急なのか重用なのか」「いつまでに欲
しいか」皆さんはしっかり伝えること出来ていますか？
確認ですが、ビジネスの基本「5W1H」を意識し、相手に伝わりやすいコミュニケー
ションを実践しましょう。5W1HとはWho（だれが）When（いつ）、Where（どこで）
What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように）を指し示す言葉です。
5W1Hを意識すると、伝えたい情報の主旨が明確になり、かつ過不足なく伝えることが
できます。5W1Hの構成に当てはめ、伝えること箇条書きにすることで、情報の過不足に
気づきやすくなります。加えて、自分自身も伝えたい情報の主旨を見失いにくくなります。
そのため、相手に正しく伝わらず何度もやりとりするなど、時間や手間を取られない上手
なコミュニケーションが可能になり、お互いにストレスをためることなく、より良い人間
関係にも繋がっていきます。また5W1Hを使えば、仕事がサクサク！段取り力もアップ
します。日報・議事録・報告書の作成にも5W1Hは役立ちます。基本的に、5W1Hの項目
ごとに分けて、穴埋めをするだけです。それは自分の頭の引き出しに、必要な情報をもれ
なく整理整頓しているイメージです。自分自身の活動報告書や日報の5W1Hの項目とし
ては・・。
・だれが (Who)：私が
・いつ （When）：いつ
・どこで（Where）：どこで
・なにを（What）：○○の作業を
・なぜ (Why)：△△という理由で
・どのように（How）：このようにおこなった
などが挙げられます。この5W1Hの引き出しに慣れてくると、スラスラと日報を書くことが
できます。また、会議の議事録などでは、5W1Hに沿うことで、検討事項の期限や担当者が
明示され「いつまでに、誰が、何をするのか」が明瞭になり、当事者以外の方が見ても内容
を理解できる理想的な議事録が作成できます。５W1Hを活用して「伝える力」養いましょう。
（ちなみに、もう１ランク上には５Ｗ２Ｈ・６Ｗ３Ｈがあります。）
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